Systemevaluierung
Ausschreibung für Campus-Management-Systeme
Gestalten Sie Ihren Auswahlprozess so, dass er zu dem Campus-Management-System führt, das wirklich zu Ihrer Hochschule passt. Unser Leitfaden zeigt, wann sich der Aufwand einer Ausschreibung auszahlen kann.
Grundlegendes zur Ausschreibung
Wer muss ausschreiben – und warum?
Ob Ihre Hochschule ausschreiben muss, hängt nicht nur vom Auftragswert, sondern auch von der Rechtsform, der Finanzierungsart und dem zugrunde liegenden Vergaberecht ab.
Bedarfserhebung als Ausgangspunkt
Bevor eine Ausschreibung beginnt, steht die Bedarfserhebung:
- Welche Prozesse sollen digitalisiert werden?
- Welche Funktionen sind notwendig, um die Verwaltungsziele zu erreichen?
- Wie gliedert sich das CaMS in Ihre bestehende Systemlandschaft ein?
- Welche Daten sollen migriert werden?
Eine klare Bedarfsanalyse bildet die Grundlage für eine rechtssichere und zielgerichtete Ausschreibung.
Öffentliche Hochschulen
Staatliche Universitäten, Fachhochschulen und Hochschulen für angewandte Wissenschaften gelten als öffentliche Auftraggeber im Sinne des Vergaberechts (vgl. § 99 GWB).
Das bedeutet:
Sobald der voraussichtliche Auftragswert für die Beschaffung von Software / Dienstleistungen über dem EU-Schwellenwert von derzeit 221.000 € netto liegt, besteht EU-weite Ausschreibungspflicht.
Unterhalb dieser Schwelle greifen die Landesvergabegesetze und die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO).
Dort gelten folgende Prinzipien, oft mit vereinfachten Verfahren (z. B. beschränkte Ausschreibung, Verhandlungsvergabe):
- Wirtschaftlichkeit
- Transparenz
- Gleichbehandlung
Private Hochschulen
Private Hochschulen sind nur dann ausschreibungspflichtig, wenn sie
- überwiegend aus öffentlichen Mitteln finanziert werden oder
- beim konkreten Projekt öffentlich gefördert werden (z. B. über Digitalisierungsprogramme, Hochschulpakt-Mittel oder EU-Fonds).
In diesen Fällen gelten sie für das Projekt als „öffentliche Auftraggeber“ und das Vergaberecht wird anwendbar.
Unterstützung
Leitfaden & Checkliste für Ihre Ausschreibung
In unserem Leitfaden finden Sie praxisnahe Erklärungen und Beispiele, von der Bedarfsanalyse über die Leistungsbeschreibung bis hin zur Bewertung und Vergabe. Sie erfahren außerdem, wie Sie typische Stolperfallen vermeiden und Ihre Anforderungen rechtssicher formulieren.
Chancen der Ausschreibung
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Transparenz & Vergleichbarkeit: Durch eine strukturierte Ausschreibung können Sie Anforderungen, Funktionen und Kosten verschiedener Systeme objektiv vergleichen.
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Qualität & Zukunftssicherheit: Der Prozess zwingt Sie zu einer klaren Definition, was Ihre Hochschule wirklich braucht und sorgt so für nachhaltige, bewusste Investitionen.
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Optimierung & Prozessklarheit: In der Vorbereitung überprüfen und verbessern Sie bestehende Abläufe. So profitieren Sie nicht nur von der neuen Software, sondern auch von effizienteren Prozessen.
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Nachvollziehbarkeit & Vertrauen: Als öffentliche Einrichtung dokumentieren Sie nachvollziehbar, wie Entscheidungen zustande kommen. Das schafft Sicherheit und Akzeptanz bei allen Beteiligten.
In 6 Schritten zur erfolgreichen CaMS-Ausschreibung
| Phase | Was passiert |
|---|---|
1. Bedarf und Zieldefinition |
Klären der folgenden Fragen:
|
2. Markt- und Lösungsanalyse |
Überblick über verfügbare Systeme, Leistungsfähigkeit und Referenzen |
3. Leistungsbeschreibung & Verfahrenswahl |
Festlegung, ob ein offenes oder nicht-offenes Verfahren geeignet ist und Formulierung der Anforderungen (produktneutral und funktional) |
4. Veröffentlichung & Angebotsphase |
Einladung zur Angebotsabgabe, Kommunikation mit Bietern und Bieterpräsentationen |
5. Bewertung & Zuschlag |
Prüfung nach Eignung, Wirtschaftlichkeit und Zuschlagskriterien |
6. Einführung & Projektstart |
Vertragsabschluss, Implementierung und Beginn von Workshops und Schulungen |
Aufgrund der hohen Anforderungen wählten wir eine europaweite Ausschreibung mit 768 Kriterien, aus der academyFIVE als leistungsstärkstes und modernstes System hervorging.
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ProzessberatungDen passenden Prozess finden
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Proof of ConceptDas System bereits vorab testen.
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SystemeinführungDie Einführung professionell begleiten.
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KundenbetreuungIm Betrieb zuverlässig unterstützen.
Häufige Fragen zur Ausschreibung von Campus-Management-Systemen
Das hängt vom Verfahren, der Projektgröße und der internen Abstimmung ab. In der Regel sollten Sie von der Bedarfserhebung bis zum Zuschlag mit etwa vier bis sechs Monaten rechnen. Bei EU-weiten Verfahren kann sich die Dauer verlängern.
Verknüpfen Sie die Ausschreibung mit Ihrer Digitalstrategie. Das bedeutet: Formulieren Sie Anforderungen nicht nur funktional, sondern auch mit Blick auf Zukunftsfähigkeit, Integration und Veränderungsprozesse. So stellen Sie sicher, dass die Entscheidung langfristig trägt.
Auch wenn keine Pflicht besteht, kann eine strukturierte Ausschreibung sinnvoll sein – etwa, um Vergleichbarkeit zwischen Anbietern herzustellen, interne Entscheidungen abzusichern oder Fördermittel transparenter zu vergeben.
Mit unserem Leitfaden und unserer Projekterfahrung können wir Hochschulen zu Struktur, Ablauf und Anforderungserhebung unterstützen, ohne Teil der Ausschreibung zu sein.