academyFIVE
Von der Bewerbung bis zur Zulassung
Mit academyFIVE steuern Hochschulen den gesamten Bewerbungs- und Zulassungsprozess – von der Onlinebewerbung über mehrteilige Aufnahmeverfahren bis hin zur automatisierten Zulassung.
Bewerbungs- und Zulassungsmanagement mit academyFIVE
Ein professioneller, transparenter Bewerbungsprozess ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für Hochschulen – besonders vor dem Hintergrund steigender Bewerbungszahlen und zunehmender Internationalität.
academyFIVE unterstützt Sie dabei, den ersten Kontakt mit Bewerbenden digital, modern und im Erscheinungsbild Ihrer Hochschule zu gestalten. Gleichzeitig stellt das System im Hintergrund konsistente Daten und reibungslose Abläufe bis zur finalen Zulassung sicher. So entsteht eine belastbare Grundlage für rechtssichere, effiziente und skalierbare Zulassungsprozesse.
Funktionen
| Kategorie | Einsatzmöglichkeiten |
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Bewerbung & Datenerfassung |
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Aufnahmeverfahren |
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Zulassungsmanagement |
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Integration & Self-Service |
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Effizienz
Von der Bewerbung bis zur Immatrikulation laufen alle Schritte durchgängig digital. Gleichzeitig werden alle Daten zentral in einem Profil gebündelt. Das reduziert manuelle Arbeit und beschleunigt den Ablauf.
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Rechtssicherheit
Bewertungen, Entscheidungen und Quotenlogiken sind klar dokumentiert und regelbasiert nachvollziehbar. Das schafft Fairness, Konsistenz und Vertrauen in allen Zulassungsschritten.
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Nahtlose Integration
Optionale Anbindungen an Hochschulstart, Flywire oder CRM-Systeme sorgen dafür, dass Prozesse ineinandergreifen und Daten ohne Doppelpflege verfügbar sind.
Onlinebewerbung – modern, intuitiv und effizient
Die Onlinebewerbung (OAS) bildet den ersten Kontaktpunkt für Studieninteressierte. Das Portal ermöglicht eine vollständig digitale und benutzerfreundliche Antragstellung – inklusive Uploads, Validierungen und klaren Statusinformationen.
Für die Hochschule bedeutet das:
- vollständig geprüfte und formal vollständige Bewerbungen (dank Validierungsregeln)
- weniger Rückfragen, da Bewerbende sehen, was noch fehlt
- automatisierte Kommunikation (Bestätigungen, Erinnerungen, Hinweise)
- nahtlose Weiterverarbeitung der Daten in academyFIVE
Die Verwaltung arbeitet zusätzlich mit einer internen Checkliste, um die Vollständigkeit der Unterlagen zu bestätigen oder fachliche Prüfungen (HZB, Dokumentenechtheit) zu dokumentieren. Diese Validierungsschritte fließen in Aufnahmeverfahren und Zulassungsentscheidungen ein.
Screenshot OAS
Aufnahmeverfahren – regelkonform und präzise steuerbar
academyFIVE unterstützt Hochschulen dabei, Aufnahmeverfahren fair und effizient zu organisieren, – unabhängig davon, ob es sich um einfache Eignungstests oder komplexe mehrstufige Auswahlprozesse handelt. Verfahrensteile wie Interviews, Tests oder Portfolios lassen sich flexibel modellieren, terminieren und miteinander kombinieren. Bewertungslogiken werden systemgeführt abgebildet, sodass Entscheidungen konsistent und nachvollziehbar getroffen werden.
Bewerbende können sich, nach einer entsprechenden Freigabe durch die Verwaltung, direkt über die Onlinebewerbung zu verfügbaren Einzel- oder Gruppenterminen anmelden. Die Verwaltung erhält dadurch automatisch strukturierte Daten, klare Terminübersichten und eine transparente Sicht auf den Fortschritt aller Kandidat*innen.
Auch die Zuweisung von Prüfenden, die Durchführung von Assessment Days und das Einbinden weiterer Kriterien – etwa Abschlussnoten, Portfolio-Bewertungen oder Hochschulspezifika – erfolgen vollständig systemgestützt.
Das Ergebnis: Ein Aufnahmeprozess, der sowohl administrativ effizient als auch fachlich verlässlich ist.
A5: Übersicht Assessment Days oder Veranstaltungsteile oder Termine
Zulassungsmanagement – fair und effizient
academyFIVE unterstützt Hochschulen dabei, Zulassungen strukturiert, transparent und regelkonform durchzuführen. Alle relevanten Daten – von der Bewerbung bis hin zu Bewertungsergebnissen aus Aufnahmeverfahren – fließen systemgeführt in das Personenprofil ein. Dadurch liegen der Verwaltung konsistente, geprüfte Informationen vor, die eine verlässliche Entscheidungsgrundlage bilden.
Auf dieser Basis können Profile von Bewerbenden einzeln oder gesammelt weiterverarbeitet werden: Zulassen, auf die Warteliste setzen oder Ablehnen – inklusive automatisierter E-Mail-Benachrichtigungen und Dokumentenerstellung.
Statuswechsel werden protokolliert, Regeln nachvollziehbar angewendet und Ergebnisse klar visualisiert. So lassen sich Zulassungsentscheidungen administrativ effizient wie fachlich sauber gestalten.
Passender Screenshot: Ideen, Claudia und Assunta?
Immatrikulation & Kommunikation – sicher und zuverlässig geführt
Sind Zulassungsentscheidungen getroffen, unterstützt academyFIVE die Hochschule bei allen weiteren Schritten. Auf Basis der geprüften Personenprofile können Immatrikulationen einzeln oder per Massenverarbeitung durchgeführt werden. Ablehnungen und Wartelisten lassen sich ebenso systemgeführt setzen, inklusive automatisierter E-Mail-Benachrichtigungen.
Zulassungsdokumente werden direkt im System generiert, bei Bedarf mit digitaler Signatur versehen und nahtlos an die Bewerbenden versendet. Alle Informationen fließen unmittelbar in das Studierendenprofil ein, sodass keine Daten verloren gehen oder doppelt gepflegt werden müssen.
Statuswechsel, Dokumentenerstellung und Kommunikation verlaufen transparent und sind jederzeit nachvollziehbar. Das Ergebnis: ein sicherer Prozess, der die Fehleranfälligkeit reduziert und die Verwaltung spürbar entlastet.
Passender Screenshot:Immatrikulation einer Kohorte
FAQ zum Bewerbungs- und Zulassungsmanagement
academyFIVE kombiniert die Eingaben aus der Onlinebewerbung mit internen Checklisten. Pflichtfelder, Uploads und formale Kriterien werden automatisch validiert. Die Verwaltung kann darüber hinaus eigene Prüfvermerke hinterlegen. Dadurch liegen vollständig geprüfte Profile vor, bevor sie in Aufnahmeverfahren oder Zulassungen einfließen.Form
Ja. Verfahrensteile, Bewertungstypen, Termine, Prüfende und Quoten können je Studiengang und Zyklus frei festgelegt werden. Bestehende Verfahren lassen sich kopieren und schnell an neue Semester anpassen. Auch mehrstufige Modelle oder Assessment Days sind abbildbar.Form
Durch automatische Rankingberechnungen, regelbasierte Bewerbergruppenzuordnungen, farblich markierte Vorschläge und Massenstatuswechsel. Auch die gesamte Kommunikation – von der Einladung bis zur Zusage – kann automatisiert erfolgen. Das reduziert manuelle Schritte erheblich und schafft Transparenz.Form
Über eine granular steuerbare Rechte- und Rollenverwaltung, die genau festlegt, wer Bewertungsergebnisse sehen oder Status ändern darf. Alle relevanten Änderungen werden protokolliert. Exportfunktionen und Audit-Trails sorgen für Nachvollziehbarkeit und Compliance.