academyFIVE
Finanzen
Mit dem Finanzmodul von academyFIVE behalten Hochschulen Gebühren, Zahlungseingänge und Fälligkeiten zuverlässig im Blick. Prozesse wie Bewerbung, Rückmeldung oder Immatrikulation können direkt an den Zahlungsstatus der Studierenden gekoppelt werden.
Funktionen Finanzmodul
| Kategorie | Einsatzmöglichkeiten |
|---|---|
Zahlungsmodelle & Zahlungspläne |
|
Zahlungsabgleich & Zahlungsimport |
|
Rechnungs- & Dokumentenmanagement |
|
Finanzübersichten & Reporting |
|
Erweiterte Funktionen |
|
Schnittstellen |
|
-
Transparenz über alle Finanzprozesse
Alle relevanten Finanzdaten – wiederkehrende Gebühren in Form von Zahlungsmodellen und Zahlungsplänen, Zahlungen, Rückstände, Rabatte – werden automatisch mit Buchungen, Kohorten und Studienverläufen verknüpft. Hochschulen erhalten eine konsistente, jederzeit prüfbare Übersicht, ohne manuelle Excel-Listen.
-
Kompatibel mit jeder Finanzbuchhaltung
academyFIVE ist kein Buchhaltungssystem, unterstützt die FiBu aber optimal: Zahlungen lassen sich importieren, offene Posten mit externen FiBu-Systemen abgleichen oder über Flywire automatisieren. Dadurch entsteht ein reibungsloser Übergang zwischen Verwaltung und Finanzabteilung.
-
Sichere Finanzprozesse im Student Life Cycle
Auf Wunsch können Prozessschritte (Immatrikulation, Rückmeldung, Kurswahl) von vorherigen Zahlungen abhängig gemacht werden. So steuert das System zuverlässig, wann Studierende teilnahmeberechtigt sind.
Die Vorteile im Überblick
Zahlungsmodelle, die Komplexität reduzieren
academyFIVE ermöglicht es, selbst komplexe Gebührenstrukturen studiengangsspezifisch abzubilden: unterschiedliche Zahlungsmodelle, Anzahl Raten, Rabatte, Gebühren je Semester, statusabhängige Zahlungslogiken oder Zahlungsfristen.
Der zentrale Vorteil für Hochschulen: Die Verwaltung arbeitet vollständig systemgestützt statt mit Excel-Listen. Zahlungspläne werden automatisch mit Werdegang, Semesterzuordnung und Buchungsstatus verknüpft und können auf Wunsch auch gruppen- und semesterweise erstellt werden.
Zusätzlich stehen kohorten- und statusbasierte Übersichten zur Verfügung, sodass Hochschulen jederzeit erkennen, welche Beträge offen, fällig oder bezahlt sind – pro Person, pro Kohorte oder über ganze Statusgruppen hinweg.
Screenshot-Vorschlag: Zahlungsmodell-Konfiguration + generierter Zahlungsplan.
Gebührenrelevante Prozesse automatisiert steuern
Bewerbung abschicken, Rückmeldung durchführen oder Immatrikulation freigeben – all diese Prozesse können in academyFIVE an den Zahlungsstatus gekoppelt werden. Damit stellt die Hochschule sicher, dass nur Studierende berücksichtigt werden, die ihre Gebührenregelungen erfüllen.
Screenshot-Vorschlag: Statusanzeige „zahlungspflichtig“, Rückmeldemaske oder Zahlungsstatus im Profil.
Verlässlicher Abgleich von Zahlungen (Import oder Schnittstelle)
academyFIVE unterstützt die Nachverfolgung von offenen Rechnungen durch flexible Anbindungen: Über den integrierten Import oder über den bereitgestellten REST-Webservice können Zahlungseingänge einfach und strukturiert übernommen werden.
Für die Verwaltung entsteht dadurch eine jederzeit aktuelle Übersicht über fällige und eingegangene Zahlungen. Mahnläufe, Rückmeldesperren und Gebührenstatus bleiben zuverlässig steuerbar, während der Aufwand deutlich sinkt, da Rückfragen, Fehler und doppelte Buchungen wirksam reduziert werden.
Screenshot-Vorschlag: Zahlungsimport oder Flywire-Abgleich.
Rechnungs- und Dokumentenerstellung direkt im Studierendenprofil
Mit academyFIVE können Rechnungen, Zahlungsaufforderungen, Gutschriften oder Bescheide direkt im Studierendenprofil erstellt und versendet werden – einzeln oder als Massenaktion. Der Dokumentengenerator sorgt dabei für konsistente, automatisch befüllte Vorlagen, die sowohl fachlich korrekt als auch dem Hochschulauftritt entsprechend formatiert sind.
Studierende erhalten die Dokumente sofort im CampusWEB, während die Verwaltung sämtliche Finanzinformationen zentral an einem Ort verwaltet. Das erleichtert Nachweise, Prüfungen und Statuskontrollen erheblich und schafft eine klare Dokumentation aller Vorgänge.
Screenshot-Vorschlag: Rechnungsübersicht oder Dokumentengenerator.
Mit academyFIVE sind viele Abläufe in unserer Verwaltung deutlich einfacher geworden. Um nur ein Beispiel zu nennen: Unser Finanzmanagement ist in der Vergangenheit sehr aufwendig über ein SAP-Programm gespielt worden. Heute können mit dem Finanzmodul Rechnungen mit nur einem Klick erstellt, exportiert und verschickt werden.
FAQ zum Thema Finanzen
Nein. academyFIVE steuert studienbezogene Gebührenprozesse, bildet Zahlungspläne ab, erstellt Rechnungen und gleicht Zahlungen ab – ersetzt aber kein FiBu-System. Externe Buchhaltungssysteme können über eine Schnittstelle angebunden werden.
Ja. academyFIVE erlaubt es, Prozessschritte wie Rückmeldung, Kurswahl oder Einschreibung regelbasiert an die Zahlung bestimmter Gebühren zu knüpfen.
Ja. Über die Flywire-Schnittstelle können Zahlungen in den von Flywire angebotenen Währungen erfolgen, der Zahlungeingang erfolgt aber in der von der Universität festgelegten Währung. So erfolgt die Umrechnung automatisiert und ohne Mehraufwand für die Verwaltung.
Ja. Rechnungen können anteilig auf Studierende und Firmen gesplittet werden – oder vollständig an Unternehmen adressiert werden (z. B. bei dualen Studienmodellen). Außerdem gibt es die Möglichkeit Sammelrechnungen für Firmen zu erstellen, so dass diese eine Gesamtübersicht über die Kosten für all ihre Studierenden erhalten.
Erstellte Rechnungen werden niemals gelöscht, sondern ordnungsgemäß storniert. Gutschriften werden separat dokumentiert und sind vollständig nachvollziehbar.