Schnittstellen und Integrationen

Für zulassungsbeschränkte, universitäre Studiengänge bildet academyFIVE die relevanten Schritte bis zur Vergabe der Studienplätze systemgeführt ab. So werden
Rankinglogiken, Quotenberechnung und mehrstufige Zulassungsprozesse automatisch erzeugt und an Hochschulstart übertragen. Rückmeldungen wie Annahme oder Ablehnung fließen direkt zurück academyFIVE.

Ihr Vorteil: Keine doppelte Datenerfassung, transparente Abläufe und maximale Entlastung durch Automatisierung vielschichtiger Zulassungsprozesse zu universitären Studiengängen.

academyFIVE bietet eine vollständig integrierbare Anbindung an Flywire, die eine effiziente und sichere Abwicklung von Studien- und Bewerbungsgebühren ermöglicht. Die Lösung vereinfacht internationale Zahlungen erheblich und bindet das Finanzmanagement nahtlos in academyFIVE ein.

Die Verknüpfung erfolgt über eine API-Integration. Zahlungseingänge werden automatisch auf dem jeweiligen Studien- oder Bewerbungskonto in academyFIVE verbucht, Fehlzahlungen werden reduziert und manuelle Eingaben weitgehend vermieden. Gleichzeitig erhält die Finanzverwaltung eine Übersicht über alle Zahlungsstände von Studierenden und Bewerbenden.

Durch den integrierten Prozess – von der Onlinebewerbung bis zur finalen Studiengebühr – können Zahlungsmodelle je Studiengang konfiguriert, Zahlungslinks automatisch versendet und Statuswerte definiert werden. Internationale Zahlungen aus über 240 Ländern in mehr als 140 Währungen lassen sich ohne SWIFT-Abwicklung direkt in academyFIVE erfassen.

Darüber hinaus stehen transparente Dashboards, lokale Zahlungsmethoden und ein 24/7-Support für Studierende zur Verfügung. Ergänzend unterstützt Flywire das Forderungsmanagement, unter anderem durch frühzeitige Kommunikation und optionales Inkasso.

Ihr Vorteil: Ein durchgängiger, sicherer und automatisierter Zahlungsprozess – von der Bewerbung bis zur Verbuchung. Die Integration erhöht die Datenqualität, senkt den administrativen Aufwand, verbessert das Studierendenerlebnis und sorgt für Transparenz im gesamten Zahlungsmanagement.

academyFIVE bietet eine standardisierte Exportfunktion für alle relevanten Veranstaltungs-, Studiengangs- und Lehrpersonendaten, die für Evaluationen in Zensus 8 von benötigt werden. Die Daten können direkt aus academyFIVE heraus in das Zensus-System importiert werden – ohne zusätzliche Datenaufbereitung.

Nach Abschluss der Evaluationen werden der Status der jeweiligen Befragung sowie der Link zum Evaluierungsportal zurück an academyFIVE übermittelt. So können Lehrende und Verwaltung zentral einsehen, ob eine Evaluation abgeschlossen wurde, und direkt auf die zugehörigen Ergebnisse im Portal zugreifen.

Der Import der entsprechenden Daten aus Zensus in academyFIVE ermöglicht zudem die Anzeige dieser Informationen im Studierendenportal basierend auf den eingeschriebenen Kursen der Studierenden, inklusive deren Status.

Ihr Vorteil: Evaluationen und Befragungen auf Knopfdruck dank nahtloser Integration. Dabei stellt die Automatisierung des Prozesses nicht nur die Datenqualität sicher, sondern reduziert auch den entsprechenden Aufwand der Auswertung.

Mit n8n lassen sich End-to-End-Prozesse visualisieren und Stück für Stück modellieren. Einfach per Drag-and-Drop oder mittels benutzerdefiniertem Code können Hochschulen sich ihre Workflows selber innerhalb academyFIVE und systemübergeifend abbilden.

Die erstellten Workflows können getestet, versioniert und flexibel erweitert werden. Eine integrierte KI unterstützt dabei, intelligente Entscheidungslogiken aufzubauen. So lassen sich etwa Dokumente automatisch zusammenfassen und deren Inhalte analysieren, um relevante Daten zu erkennen und auszulesen. Zudem können mit Hilfe von Large Language Models (LLMs) modulare Bausteine für komplexe Workflows generiert werden.

Ihr Vorteil: Prozessautomatisierungen nach Maß – schnell, nachvollziehbar und hochschulindividuell. Geeignet für Einsteiger ebenso wie für Profis.

Die Schnittstelle zu Mobility-Online erleichtert Hochschulen die Organisation von Austauschsemestern und internationalen Aufenthalten. Anerkennungen, Learning Agreements und Aufenthaltsdaten zu Auslandsstudium, Sommerschulen, Auslandsaustausch, Joint-Study Programme, Free Movers, Kurzprogramme, Abschlussarbeiten und Doppelabschlüssen sowie Auslandspraktika werden automatisch synchronisiert und direkt im Studierendenprofil hinterlegt. Die Konformität mit Erasmus Without Paper (EWP) sowie die Abwicklung des Kooperations- und Krisenmanagements runden das umfassende Funktionsangebot ab.

Seit August 2025 gehört SOP mit Mobility-Online zur Simovative Firmengruppe. Dadurch wird die Integration technisch deutlich vertieft werden, um Datenflüsse noch konsistenter, Prozesse schneller und Abstimmungen effizienter zu machen.

Ihr Vorteil: Eine ausgereifte, zukunftssichere und eng verzahnte Schnittstelle, die internationale Mobilitätsprozesse durchgängig unterstützt – von der Planung über die Administration bis zur Anrechnung der Leistungen.

academyFIVE bietet eine integrierte Schnittstelle zur Lernplattform Moodle, sodass Lehr- und Prüfungsprozesse ohne doppelte Datenpflege ablaufen.

Kursinformationen, Teilnehmendenlisten und Prüfungsdaten können automatisiert zwischen academyFIVE und Moodle synchronisiert werden. So bleibt der Datenstand in beiden Systemen konsistent – ein großer Vorteil für Lehrende und Verwaltung, insbesondere bei häufigen Kurswechseln oder großen Kohorten.

Gemeinsam mit unserem Partner eDaktik unterstützen wir Hochschulen bei der Einführung einer voll integrierten Moodle–Umgebung. Dazu gehören:

• Einrichtung der Schnittstelle und Synchronisationsprozesse
• Übernahme bestehender Kursstrukturen in academyFIVE und Moodle
• Automatisierte Übertragung von Prüfungsdaten

Ihr Vorteil: Ein nahtloser Übergang zwischen Campus Management und Lernplattform – ohne redundante Datenpflege, mit konsistenten Teilnehmendenlisten und einer klaren technischen Verantwortlichkeit.

Mit dem Zusatzmodul „Digitale Signatur“ lassen sich in academyFIVE erstellte Dokumente einfach und komfortabel digital unterzeichnen. PDF-Dokumente, die über den Dokumentengenerator erzeugt wurden, werden dabei automatisch an einen cloudbasierten Signaturservice übermittelt und dort mit einer eIDAS-konformen digitalen Signatur versehen.

Das Ergebnis ist rechtlich im gesamten europäischen Wirtschaftsraum einem handschriftlich unterschriebenen Dokument gleichgestellt. Digital signierte Dokumente sind fälschungssicher und können über entsprechende Verifizierungsportale auf ihre Echtheit geprüft werden. Beim Öffnen in Adobe Acrobat wird zudem die Authentizität des Dokuments sowie die Gültigkeit der Signatur eindeutig angezeigt.

Ihr Vorteil: Keine manuellen Zwischenschritte, keine Medienbrüche – vollständig digital, sicher und rechtskonform.

Neben der Kalendersynchronisation zwischen academyFIVE und Azure sowie der Anbindung an Microsoft Teams lässt sich mit Microsoft 365 eine vollständig maßgeschneiderte Provisionierungslösung realisieren – vom Bestellformular bis hin zur abbildenden Programmlogik. Je nach Bedarf können dabei unterschiedliche Dienste und Werkzeuge flexibel kombiniert werden.

So können Formulare in verschiedenen Komplexitätsstufen beispielsweise mit Microsoft Forms, Power Apps oder dem Standardformular einer SharePoint-Liste erstellt werden. Anschließend lassen sie sich direkt in Microsoft Teams – etwa als Registerkarte oder Personal App – oder über eine SharePoint Site im Intranet bereitstellen.

Alternativ kann der gesamte Prozess über einen Bot gesteuert werden, der Nutzer*innen in Microsoft Teams interaktiv über das Chatfenster durch die Eingaben führt. Power Automate liefert im Hintergrund alle notwendigen Funktionen, um einen stabilen und nachvollziehbaren Genehmigungsworkflow abzubilden.

Ihr Vorteil: Durch die automatische Initialisierung von academyFIVE als Ressource und die damit verbundene Vergabe von Zugriffsrechten entfällt die wiederholte, manuelle Durchführung desselben IT-Prozesses. Zudem reduziert die automatisierte Provisionierung sowohl den Zeitaufwand als auch das Risiko menschlicher Fehler deutlich.

Das Outlook-Add-in bindet die gesamte Kommunikation sicher in academyFIVE ein.
E-Mails können automatisch den richtigen Profilen zugeordnet werden, Anhänge können direkt in den Infopool hochgeladen werden, und alle Nachrichten werden revisionssicher dokumentiert.

Ihr Vorteil: Keine verloren gegangenen Informationen, keine Duplikate und vollständige Transparenz über die Kommunikation dank eines geschlossenen Kommunikationskreislaufs innerhalb von academyFIVE.