academyFIVE
Künstliche Intelligenz
Mit academyFIVE setzen Hochschulen auf eine Plattform, die KI nicht als Trendbegriff versteht, sondern als Werkzeug für bessere Entscheidungen, effizientere Abläufe und datenbasierte Qualitätssicherung.
Unser Ansatz für verantwortungsvolle KI-Integration
Eine eigene KI-Taskforce, spezialisierte Entwickler*innen und KI-Champions in der Produktentwicklung sorgen dafür, dass neue Technologien früh geprüft, verantwortungsvoll eingesetzt und praxisnah in academyFIVE integriert werden.
Dabei beachten wir folgende Prinzipien:
- Fokus auf konkrete Use Cases
KI-Funktionen in academyFIVE unterstützen klar umrissene Aufgaben: Studienabbrüche früh erkennen, Workflows automatisieren, Dokumente auswerten oder Stundenpläne optimieren – statt „KI um der KI Willen“. - Mensch im Mittelpunkt
KI liefert Entscheidungsvorlagen, Priorisierungen und Hinweise. Die fachliche Entscheidung bleibt immer bei Verwaltung, Fakultäten oder Hochschulleitung. - Rechtssicher Dank Datenschutz und DSGVO-Konformität
Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich auf gesicherten, DSGVO-konformen Systemen innerhalb der EU, Modelle werden nur mit anonymisierten Hochschuldaten trainiert, und es werden keine personenbezogenen Daten ohne vertragliche Absicherung an externe Dienste übermittelt. Hochschulen behalten jederzeit volle Kontrolle über Datenhoheit, Nutzung und Freigaben.
Integrierte KI & ML-Infrastruktur
academyFIVE stellt eine technische Grundlage bereit, auf der sich KI-Projekte stabil und skalierbar umsetzen lassen:
- Dagster als Steuerungs- und Orchestrierungs-Engine für Datenpipelines und Modellläufe
- MLflow als zentrale Ablage für Modelle, Metriken und Versionen
- S3-kompatibler Storage als performanter Datenspeicher für Trainings- und Vorhersagedaten
- Training-/Test-Set-Ansatz mit klarer Trennung und Qualitätsmessung, bevor Modelle produktiv genutzt werden
Damit können:
- Modelle reproduzierbar trainiert und verglichen werden
- nur Vorhersagen mit ausreichend hoher Modellgüte ausgespielt werden („Quality Gate“)
- KI-Komponenten sowohl in der Cloud als auch – bei Bedarf – in kundennahen Infrastrukturen betrieben werden
Organisation und KI-Kompetenz
Damit KI nicht nur ein Technikprojekt bleibt, hat Simovative die Zusammenarbeit rund um KI strukturiert:
- KI-Taskforce
Koordiniert Projekte, bewertet neue Use Cases und sorgt dafür, dass Datenschutz, Ethik und fachliche Anforderungen zusammen gedacht werden. - KI-Entwickler in der Produktentwicklung
Ein spezialisierter KI-Entwickler arbeitet eng mit den Produktteams zusammen – entweder direkt im Projektteam oder beratend. So treffen Modellentwicklung und Hochschul-Use-Cases aufeinander. - KI-Champions in der Entwicklung
Ein Netzwerk von Entwickler*innen, die sich mit KI-Tools, Modellen und Best Practices beschäftigen, Wissen teilen und neue Ideen in die Produktroadmap einbringen.KI in academyFIVE ist kein Experiment, sondern ein strategischer Entwicklungsstrang, der kontinuierlich ausgebaut wird.
KI-gestützte Workflow-Automatisierung mit n8n
Mit dem integrierten Workflow-Manager n8n lassen sich KI-Modelle direkt in Geschäftsprozesse einbinden – ohne selbst komplexen Code schreiben zu müssen.
n8n ist eine flexible Automatisierungsplattform, die:
- Daten aus academyFIVE (z. B. Bewerbungen, Zahlungen, Statuswechsel) verarbeitet
- KI-Modelle und Sprachmodelle (LLMs) einbindet, um Inhalte zu analysieren oder Texte zu generieren
- Ergebnisse wieder zurück in academyFIVE (oder andere Systeme) schreibt
Typische Anwendungsbeispiele:
- Prüfung von offenen Aufgaben mit Erinnerungsnachricht an die zuständige Person(en) und Statuswechsel (z.B. „Unterlagen unvollständig“ oder „Frist überschritten“
- KI-basierte Analyse von Dokumenten und Ablage in den richtigen Profilen
- Kombination von Frühwarnsystem und Aufgabenmanagement („Erstelle automatisch Aufgaben für die Studienberatung, wenn ein Risiko-Schwellenwert überschritten wird.“)
So entstehen End-to-End-Prozesse, in denen KI ein Baustein ist – eingebettet in klar modellierte Workflows, die Hochschulen grafisch in n8n entwerfen und nachvollziehen können.
Screenshot-Vorschlag: n8n-Workflow mit academyFIVE-Knoten, KI-Knoten und E-Mail-Versand
Frühwarnsystem für Studienabbrüche
Mit dem KI-basierten Frühwarnsystem („Predictive Student Journey“) identifiziert academyFIVE Studierende, bei denen ein erhöhtes Risiko für Studienabbruch oder Verzögerungen besteht, um rechtzeitige Interventionen zu ermöglichen. Die Modelle analysieren dabei ausschließlich historische und aktuelle, anonymisierte Hochschuldaten – vollständig DSGVO-konform und unter höchsten Sicherheitsstandards verarbeitet.
Ausgewertete Datenpunkte sind beispielsweise:
- Studienverlauf und Leistungsentwicklung
- Einschreibeverhalten und Kursbelegung
- Bestimmte Statuswechsel und Werdegangsdaten
Die Ergebnisse werden in academyFIVE als Wahrscheinlichkeit angezeigt und in übersichtlichen Dashboards zusammengeführt. So erkennen Studiengangsleitungen, Beratung und Verwaltung auf einen Blick:
- Welche Studierenden „on track“ sind
- Wo erhöhte Aufmerksamkeit sinnvoll ist
- In welchen Kohorten oder Studiengängen sich Muster zeigen
Wichtig:
Die KI gibt Hinweise, keine Urteile. Hochschulen entscheiden selbst, welche Unterstützungsangebote, Beratungen oder Maßnahmen sie daraus ableiten.
Screenshot: Dashboard mit Ampel-Ansicht
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Praxisnahe KI statt Theorie
KI, die spürbar entlastet: Frühwarnsysteme, automatisierte Workflows, Dokumentenverarbeitung und mehr – direkt in die bestehenden Abläufe integriert, ohne zusätzliche Tools oder Insellösungen.
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Verantwortungsvoller KI-Einsatz
Alle Modelle basieren auf anonymisierten Daten, liefern nur geprüfte Ergebnisse und unterstützen bei Entscheidungen, ohne sie zu ersetzen. Hochschulen behalten jederzeit volle Kontrolle über ihre Prozesse.
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Heute nutzbar, morgen erweiterbar
KI-Funktionen lassen sich schrittweise einführen. n8n verknüpft academyFIVE mit externen Diensten und die technische Architektur ist darauf ausgelegt, neue Anwendungsfälle schnell und stabil umzusetzen.
Die Vorteile im Überblick
KI-Assistent „MrKnowItAll“ – Wissen rund um academyFIVE
Mit „MrKnowItAll“ entwickelt Simovative einen KI-basierten Chatbot, der Fragen rund um academyFIVE beantwortet – zunächst intern, perspektivisch auch als Unterstützung für Kund*innen.
Funktionsumfang (heute und perspektivisch):
• Nutzung bestehender Wissensquellen wie Confluence und Zendesk-Helpcenter
• Beantwortung typischer Fragen zu Funktionen, Einstellungen oder Workflows
• Unterstützung von Support- und Implementierungsteams durch schnelle, kontextbezogene Antworten
• In Zukunft denkbar: direkter Zugang aus academyFIVE als „Hilfe im System“, ergänzt um automationsfähige Aktionen über einen MCP-Server (z. B. „Zeige mir alle Immatrikulationsdokumente dieser Kohorte“)
So wächst rund um academyFIVE ein intelligente Wissensschicht, der den Einstieg erleichtert und Routinerückfragen reduziert.
Screenshot-Vorschlag:
Mock-up eines Chatfensters „MrKnowItAll“ mit Beispiel-Dialog
KI für Dokumente, Stundenpläne und Datenqualität (in Planung)
Auf Basis der bestehenden KI- und ML-Plattform werden weitere Anwendungsfelder vorbereitet:
• Dokumentenerkennung & -validierung
Dokumente – in der Regel aus Bewerbungen (z. B. Zeugnisse, Bescheinigungen, Nachweise) – sollen automatisch analysiert, klassifiziert und an der richtigen Stelle in academyFIVE abgelegt werden. Perspektivisch können Inhalte ausgelesen und mit vorhandenen Daten abgeglichen werden, z. B. für Plausibilitätsprüfungen oder zur automatischen Validierung von Angaben im Bewerbungsprozess.
• Smarter Stundenplan
In Verbindung mit Raummanagement, Lehrdeputaten und Curricula kann die KI Vorschläge zur Stundenplanung unterbreiten, die Konflikte minimieren und Ressourcen besser ausnutzen.
• Automatische Qualitätssicherung von Dateneingaben
KI kann auffällige oder unvollständige Eingaben erkennen und zur Nachprüfung markieren – gerade bei großen Datenmengen ein deutlicher Gewinn.
Alle diese Funktionen folgen demselben Prinzip:
KI unterstützt, die finale Entscheidung bleibt bei der Hochschule.
FAQ zur KI in der Hochschulverwaltung
Einige Funktionen, wie das KI-gestützte Frühwarnsystem für Studienabbrüche oder KI-unterstützte Workflows in n8n, sind bereits produktiv nutzbar. Andere Bausteine – z. B. Dokumentenerkennung oder smarte Stundenpläne – befinden sich in Umsetzung oder Planung. Wichtig ist uns: Jede Funktion wird erst dann ausgerollt, wenn sie im Hochschulalltag echten Mehrwert liefert.
Nein. Die KI-Funktionen werden als Teil von academyFIVE bereitgestellt. Hochschulen benötigen vor allem klare fachliche Ziele (z. B. „Abbruchquoten reduzieren“ oder „Dokumenteneingang automatisieren“). Die technische Umsetzung erfolgt durch Simovative – bei komplexeren Projekten in enger Abstimmung.
Modellentwicklung und Betrieb erfolgen auf Basis anonymisierter oder pseudonymisierter Daten. Die Systeme laufen in geprüften Infrastrukturen, und es gelten dieselben hohen Datenschutzstandards wie für das übrige academyFIVE. Zudem setzen wir auf nachvollziehbar konfigurierte Modelle und dokumentierte Bewertungsmetriken.
Alle KI-Funktionen sind optional. Hochschulen können academyFIVE zunächst klassisch nutzen und KI-Komponenten später ergänzen, wenn passende Szenarien und organisatorische Voraussetzungen vorhanden sind.
Gemeinsam mit der KI-Taskforce und den Produktteams erarbeiten wir Ziele, Datenbasis und Umsetzungsfahrplan. Auf dieser Grundlage entscheiden wir, ob eine vorhandene Funktion genutzt, erweitert oder ein neuer Use Case umgesetzt wird – inklusive Prototyping, Evaluation und Roll-out.