academyFIVE
Studierendenverwaltung
Mit academyFIVE bilden Hochschulen den Student Life Cycle in einem System ab – von der Immatrikulation über Rückmeldung und Beurlaubung bis hin zur Exmatrikulation und Alumni-Verwaltung.
Funktionen Studierendenverwaltung
| Kategorie | Einsatzmöglichkeiten |
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Stammdaten & zentrale Studierendenakte |
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Studiengänge, Buchungen & Werdegang |
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Statuswechsel & Lebenszyklussteuerung |
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Kommunikation & Zusammenarbeit |
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Dokumente & Self-Service |
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Statistik, Meldungen & Reporting |
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Alles im Blick
Von der ersten Immatrikulation bis zur Exmatrikulation bleiben alle Schritte, Statuswechsel und Studienverläufe in einem Profil nachvollziehbar – auch bei parallelen Studiengängen oder Standortwechseln.
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Effiziente Prozesse
Rückmeldungen, Beurlaubungen, Verlängerungen oder Massen-Exmatrikulationen lassen sich strukturiert und weitgehend automatisiert durchführen.
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Berichtssicherheit
Konsistente Daten, klar gepflegte Werdegänge und statistikrelevante Felder bilden eine belastbare Grundlage für interne Auswertungen und gesetzliche Berichtspflichten.
Die zentrale Studierendenakte
In academyFIVE steht die Person im Mittelpunkt: Alle Informationen zum gesamten Werdegang einer Person an der Hochschule werden in einem Profil gebündelt. Dazu gehören Bewerbungs- und Stammdaten, Kontaktdaten, Studiengänge und Kohorten ebenso wie Firmen- und Behördenverknüpfungen. Auch alle relevanten Alumni-Informationen nach dem Studium werden im selben Profil erfasst.
Über Buchungen werden verschiedene Studienverläufe abgebildet: ein konsekutiver Master nach dem Bachelor, parallele Programme oder Zusatzqualifikationen. Die Verwaltung sieht auf einen Blick, welche Studienverläufe aktiv sind, welche bereits abgeschlossen wurden und welche Leistungen wo erbracht wurden. Doppelanlagen von Profilen werden vermieden und die Datenqualität nachhaltig verbessert.
Klare Lebenszyklussteuerung
Studierendenverwaltung besteht nicht nur aus einzelnen Arbeitsschritten wie Immatrikulation oder Rückmeldung. Entscheidend ist, dass alle Schritte logisch miteinander verknüpft sind und systemweit wirksam werden.
academyFIVE stellt sicher, dass jede Veränderung oder Aktion, wie Status- oder Kohortenwechsel automatisch die richtigen Folgeprozesse anstößt:
- der Werdegang passt sich konsistent an,
- Semesterdaten werden korrekt berechnet,
- Berechtigungen in CampusWEB ändern sich automatisch,
- statistische Felder werden sauber weitergeführt,
- und relevante Stellen erhalten die richtigen Informationen (z. B. Prüfungsverwaltung, Kursmanagement, GKV-Meldung).
Das sorgt für Konsistenz über alle Bereiche, reduziert Rückfragen und verhindert Fehler, bevor sie entstehen.
Konsistente Werdegänge und Studienstrukturen
academyFIVE unterstützt sowohl semester- als auch quartalsbasierte Modelle sowie unterschiedliche Zeitpläne pro Standort oder Studiengangskategorie. Die Studienstrukturen werden einmalig definiert und bilden die Basis für alle Werdegänge. Individuelle Einschreibedaten sind ebenso möglich wie eine Massenimmatrikulation zu einem einheitlichen Zeitpunkt.
Bei der Immatrikulation erzeugt das System automatisch einen individuellen Werdegang mit den relevanten Fach- und Hochschulsemestern. Verlängerungen, Quereinstiege oder Studiengangs- und Kohortenwechsel lassen sich gezielt steuern, ohne den Überblick über bereits erbrachte Leistungen zu verlieren.
Statistikrelevante Angaben – etwa zu Anerkennungen, Auslandsaufenthalten oder berufsbegleitenden Studienformen – werden direkt im Werdegang geführt und stehen für Berichte und Meldungen zur Verfügung.
Kommunikation und Dokumente
Alle Kommunikationswege laufen im Profil zusammen: E-Mails aus academyFIVE oder über das Outlook Add-in, interne Nachrichten sowie Dokumente aus der Bewerbung oder Bescheinigungen, Verträge und Protokolle.
Die Verwaltung kann Zielgruppen über flexible Suchen definieren und Statusinformationen direkt in personalisierte E-Mails oder Serienbriefe überführen – etwa für Rückmeldeaufforderungen, Hinweise zu Fristen oder Informationen zum Studienfortschritt.
Über CampusWEB steht Studierenden ein Self-Service zur Verfügung: Sie können – je nach Berechtigung – Adressdaten aktualisieren, Bescheinigungen selbst generieren oder Nachrichten mit der Verwaltung austauschen. Gleichzeitig definiert die Hochschule, welche personenbezogenen Daten von Studierenden geändert werden dürfen, sodass Datenqualität und Prozesssicherheit gewahrt bleiben.
Screenshot-Vorschlag:
Kontakthistorie im Profil mit E-Mails, internen Nachrichten und Dokumenten.
Statistikgerechte Auswertungen, Meldungen und Reporting
Die Studierendenverwaltung bildet die zentrale Datengrundlage für interne Auswertungen und externe Berichtspflichten. academyFIVE bündelt alle relevanten Informationen direkt im Profil. Dadurch stehen jederzeit vollständige, konsistente und auswertbare Datensätze bereit.
Für gesetzliche Meldungen stellt academyFIVE strukturierte Berichte bereit und nutzt bei Bedarf spezialisierte Schnittstellen, etwa für das elektronische Studierendenmeldewesen (GKV) oder nationale Statistikmeldungen. Die hinterlegten Angaben im Werdegang und in den Buchungen – von Anerkennungen bis zu Hörerstatus oder Auslandssemestern – fließen automatisiert in die entsprechenden Reports ein.
Darüber hinaus profitieren Hochschulen von einem leistungsstarken Reporting-Framework: umfangreiche Such- und Filtermöglichkeiten, individuelle Reports, Dashboards für operative Übersichten sowie Soll-Ist-Auswertungen, beispielsweise für Dozierende.
Screenshot-Vorschlag:
Studierendensuche mit Filtern und Exportoptionen.
FAQ zum Thema Studierendenverwaltung
In academyFIVE gibt es genau ein Personenprofil pro Person. Über Buchungen werden Informationen zur Bewerbung und dem Studium sowie ein oder mehrere Studiengänge, Kohorten oder Standorte zugeordnet. So können z. B. Bachelor und Master, Zusatzprogramme oder Wechsel zwischen Standorten sauber abgebildet werden – inklusive getrenntem Werdegang und Notenblatt, aber mit einer gemeinsamen Stammdatenbasis.
Ja. Statuswechsel lassen sich sowohl direkt im Profil als auch über Suchen und Massenaktionen durchführen. So können etwa alle Studierenden einer Kohorte auf einen neuen Rückmeldestatus gesetzt oder Abschlussjahrgänge gesammelt exmatrikuliert werden. Konfigurationen und Rechte steuern, wer welche Aktionen ausführen darf.
Die Hochschule legt fest, welche Felder im CampusWEB von Studierenden bearbeitet werden dürfen – zum Beispiel Korrespondenzadresse oder Telefonnummer – und welche ausschließlich von der Verwaltung gepflegt werden. Damit profitieren Studierende von Self-Service-Funktionen, während zentrale Stammdaten kontrolliert und konsistent bleiben.
academyFIVE ermöglicht eine strukturierte Verwaltung nach Standorten, Studiengangskategorien und Kohorten. Durch Filter, gespeicherte Suchen und Dashboards können Verantwortliche sich gezielt auf Teilmengen konzentrieren – etwa „alle aktiven Studierenden eines Standorts im 1. Semester“ oder „alle beurlaubten Studierenden eines Studiengangs“.
So bleiben auch komplexe Strukturen übersichtlich und steuerbar. Zusätzlich sorgt das Rollen- und Berechtigungskonzept dafür, dass jede Person genau die Informationen sieht, für die sie zuständig ist.