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FH Salzburg

Voller Fokus auf Terminplanung

Da das bisherige Stundenplanungssystem der Fachhochschule Salzburg nicht mehr weiterentwickelt wurde und damit die ordnungsgemäße Durchführung des gesamten Planungsprozesses in Gefahr war, entwickelten die österreichische Hochschule und Simovative gemeinsam eine komplett neue Lösung mit Fokus auf der Terminplanung. Innerhalb weniger Monate war das Problem der FH Salzburg mithilfe des academyFIVE Planungstools bewältigt.

Bildelement

  • Hochschule

    Die Fachhochschule Salzburg zählt seit über 27 Jahren zu den führenden Bildungsinstitutionen Österreichs und bietet rund 3.200 Studierenden ein breites akademisches Spektrum. An vier Standorten stehen 18 Bachelor- und 12 Masterprogramme aus Technik, Wirtschaft, Design sowie Gesundheit und Soziales zur Auswahl. Als moderne Hochschule setzt die FH Salzburg seit jeher auf digitale Unterstützung, um Studium und Organisation effizient zu gestalten und den steigenden Anforderungen im Hochschulalltag gerecht zu werden.

    Über viele Jahre nutzte die FH Salzburg für die Stundenplanung ein ausländisches System, das zunehmend instabil wurde und kurz vor dem Aus stand. Die fehlende Weiterentwicklung, komplexe Eingabemasken, unzuverlässige Funktionen und sehr eingeschränkter Support führten zu massiven Engpässen im laufenden Betrieb. Gleichzeitig benötigte die Hochschule keine umfassende Gesamtlösung, sondern eine fokussierte, leistungsfähige Planungskomponente, die flexibel in bestehende Abläufe integriert werden kann. Ein Proof of Concept mit einem anderen Anbieter zeigte weitere Grenzen auf – insbesondere fehlende Schnittstellen für automatisierte Datenflüsse. Auf Empfehlung der FH Vorarlberg wandte sich die Hochschule schließlich an Simovative, um gemeinsam eine passgenaue Lösung auf Basis von academyFIVE zu entwickeln.

  • Herausforderung

    Die Planung eines neuen Semesters bringt eine enorme organisatorische Komplexität mit sich: Hunderte Termine, Lehrveranstaltungen, Räume, Studierende und Lehrende müssen so koordiniert werden, dass ein reibungsloser Ablauf möglich ist. Viele bestehende Systeme stoßen dabei schnell an Grenzen, da sie Konflikte zu spät erkennen, Daten verlieren oder keine ausreichende Kontrolle über Planungsgruppen und individuelle Studierende bieten. Kurzfristige Änderungen führen oft zu zusätzlichem Aufwand und verhindern eine strukturierte, vorausschauende Planung. Genau mit diesen Problemen sah sich auch die FH Salzburg konfrontiert. Das vorhandene Tool wurde nicht mehr weiterentwickelt, verursachte wiederholt Fehler und bot kaum Support – ein akutes Risiko für den gesamten Stundenplanungsprozess. Entsprechend groß war der Druck, sehr schnell ein zuverlässiges und zukunftsfähiges System zu finden.

  • Lösung

    In enger Zusammenarbeit entstand eine fokussierte, schnell einführbare Stundenplanungslösung auf Basis von academyFIVE. Als Fundament wurde das Stammdatensystem implementiert, damit Importe und Exporte wie gewünscht vollständig automatisiert ablaufen können. Über das CampusWEB erhalten Studierende ihre Stundenpläne schnell und übersichtlich online, während sich die Hochschule auf die eigentliche Planung konzentrieren kann. Besonders wichtig war die parallele Steuerung auf Gruppen- und Teilnehmendenebene, da diese Kombination eine frühzeitige Erkennung von Konflikten ermöglicht und flexible Studierende berücksichtigt, die nicht eindeutig zugeordnet werden können. Die enge Abstimmung, viele Workshops, klare Priorisierung und der schnelle Support machten es möglich, das System innerhalb von nur vier Monaten produktiv zu setzen. Heute erfolgt die Stundenplanung der FH Salzburg zuverlässig, transparent und ohne die früheren Engpässe – ein deutlicher Schritt hin zu mehr Effizienz und Planungssicherheit.

Das Fazit des Kunden

Nach erfolgreicher Umsetzung lässt Judith Willert, Projektleiterin und Mitarbeiterin in der Studienorganisation der FH Salzburg, die gesamte Aktion Revue passieren:

Ich bin schon sehr lange im Projektmanagement tätig und ich muss sagen, dass von allen eingeführten Projekten, an denen ich bisher gearbeitet habe, jenes mit academyFIVE eines der besten überhaupt war.

Besonders das Kriterium, rasche Hilfe zu bekommen, wenn man sie braucht, ist Judith Willert ein großes Lob wert:

Ein entscheidender Punkt, der für Simovative und academyFIVE gesprochen hat, war deren Support. Man kann sich immer auf eine schnelle Reaktion verlassen, was uns ungemein wichtig ist, denn wir arbeiten mit vielen Systemen und da ist eine rasche Antwort von sehr hoher Bedeutung.

Auch Torsten Fürbringer, Geschäftsführer von Simovative, zeigt sich begeistert von der Zusammenarbeit:

Normalerweise bieten wir mit academyFIVE nur das ganze Paket an und haben es bis zu diesem Zeitpunkt auch noch nie anders gemacht. Für die FH Salzburg haben wir unser bisheriges Angebot dann aber nochmals überdacht und uns wirklich nur auf die Terminplanung konzentriert, was schlussendlich auch wunderbar geklappt hat. Am Ende gab es somit zwei Profiteure: Die FH Salzburg ist zufrieden, weil sie endlich wieder ihre Terminplanung unter Kontrolle hat, und wir bei Simovative können Hochschulen nun auch eine Lösung abseits des kompletten Campus Management Systems anbieten.

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