Der nächste Schritt
Systemeinführung mit academyFIVE
Mit der Einführung von academyFIVE schaffen Sie von der ersten Analyse bis zum Go-Live eine klare Struktur für Ihre digitalen Hochschulprozesse.
Qualitätssicherung bei der Einführung des Systems
-
Feste Ansprechpartner:innen: bis zu zwei Projektmanager:innen begleiten Sie während des gesamten Projekts, koordinieren alle Beteiligten und behalten Termine sowie Meilensteine im Blick.
-
Transparente Kommunikation: Entscheider:innen und Prozessverantwortliche werden frühzeitig eingebunden, Fortschritte offen geteilt und Entscheidungen nachvollziehbar dokumentiert.
-
Prozessharmonisierung: Wir gleichen Ihre Abläufe mit den Standardprozessen von academyFIVE ab und finden den vielversprechendsten gemeinsamen Weg.
-
Praxisnahe Schulungen: Ihre Teams lernen das System direkt an realen Prozessen kennen. So schaffen Sie einen sicheren Übergang in den Arbeitsalltag.
-
Technische Stabilität & Weiterentwicklung: Hosting, Backups, Schnittstellen und Updates sind von Beginn an Teil des Projekts, damit academyFIVE langfristig sicher und erweiterbar bleibt.
Überblick über die Systemeinführung in 7 Phasen
| Phase | Was wir tun | Ihr Vorteil |
|---|---|---|
1. Projektvorbereitung & Setup |
Nach Ihrer Entscheidung für academyFIVE richten wir Ihr System ein und starten in die Setup-Phase. Dabei klären wir das Projektvorgehen, Verantwortlichkeiten, Projektrisiken und erstellen gemeinsam den Projektplan. Im anschließenden Kick-off werden alle Ergebnisse der Setup-Phase vorgestellt, um alle Beteiligten auf denselben Stand zu bringen. Projektstände und Aufgaben werden zentral in einem Projektmanagement-Tool dokumentiert. |
Ein klarer Startpunkt mit definierten Zuständigkeiten und transparentem Ablauf. |
2. Prozessharmonisierung & Konfiguration |
In Workshops bringen wir Ihre Prozesse und die Funktionalität in academyFIVE zusammen. Die Prozessverantwortlichen beschreiben die Abläufe an Ihrer Hochschule, gemeinsam analysieren wir diese und erarbeiten die Abbildung (=Harmonisierung) Ihrer Prozesse im System. Die verschiedenen Workshops werden direkt in Ihrem System durchgeführt, damit Sie die Resultate direkt live in Ihrem System sehen und nutzen können. |
Ziel ist es, dass wir Ihre Anforderungen werden so umsetzen, dass das System Sie gezielt und effizient in Ihren Prozessen unterstützt. |
3. Controlling & Reviews |
In regelmäßigen Lenkungsausschüssen oder Strategieworkshops besprechen wir den aktuellen Fortschritt und die Herausforderungen und Erfolge in der Projekteinführung. Gleichzeitig priorisieren wir gemeinsam die anstehenden Themen. In diesem Rahmen werden außerdem Entscheidungsgrundlagen für Konfliktlösungen festgelegt. |
Regelmäßiges Reporting und transparente Kommunikation für eine frühzeitige Risikominimierung. |
4. Datenmigration & Schnittstellen |
Bestehende Altdaten (u.a. Studierenden-, Lehr- oder Prüfungsdaten) können mit Hilfe eines standardisierten Migrationsvorgehens aus Ihrem Altsystem übernommen werden. Parallel richten wir nach Bedarf Schnittstellen zu Drittsystemen wie ERP, LMS oder Dokumentenmanagement ein. |
Ihre Daten bleiben vollständig und konsistent – für einen reibungslosen Übergang. |
5. Testphase & Qualitätssicherung |
Zur Umsetzung der Schnittstellen sowie der Datenmigration gehören umfangreiche Testszenarien, um die Qualität sicherzustellen. Diese Tests werden sowohl von Ihren Prozessverantwortlichen als auch von unseren Experten durchgeführt. |
Fehler werden früh erkannt, bevor sie den Echtbetrieb beeinflussen. |
6. Schulung & Support |
Wir schulen Ihre Teams praxisnah in Workshops, Web-Sessions oder Train-the-Trainer-Formaten. Außerdem unterstützen wir Sie auch im laufenden Betrieb mit 2nd-Level-Support, um die Qualitätssicherung und die kontinuierliche Weiterentwicklung Ihrer academyFIVE-Installation zu gewährleisten. |
Ihre Mitarbeitenden können bereits vor dem Go-Live sicher mit dem System umgehen. |
7. Go-Live & Stabilisierung |
Zum festgelegten Datum aktivieren Sie Ihr neues Campus-Management-System. In der darauf folgenden Anlaufphase begleiten wir Sie engmaschig, um eventuelle Herausforderungen schnell zu beheben. |
Der Übergang in den Live-Betrieb gelingt kontrolliert und zuverlässig. |
Ich bin schon sehr lange im Projektmanagement tätig und ich muss sagen, dass die Projekteinführung mit academyFIVE eine der besten überhaupt war.
So begleiten wir Sie während der Systemeinführung
Die kontinuierliche Betreuung ist ein wichtiger Bestandteil unserer Zusammenarbeit, damit wir Sie genau dort unterstützen können, wo es für Ihre Mitarbeitenden am relevantesten ist:
- Regelmäßige Jour-Fixe-Termine: Statusupdates, offene Punkte, Priorisierung neuer Themen.
- Transparente Tools: Projektstände, Tickets und Umsetzungen sind im Projektmanagement-Tool Wrike einsehbar.
- Langfristige Dokumentation: Prozesse, Konfigurationen, Workshops und Entscheidungen werden in Confluence festgehalten.
- Lenkungsausschuss: Mindestens 2 mal pro Jahr stimmen wir strategische Themen mit Ihnen und allen relevanten Entscheidern ab.
Nach dem Go-Live und darüber hinaus
Nach der Einführung begleiten wir Sie weiterhin im Betrieb und stellen sicher, dass Ihr System stabil, aktuell und anpassungsfähig bleibt:
- Monitoring & Feedback: Wir analysieren, wie unsere Kunden academyFIVE im Alltag nutzen, identifizieren Optimierungspotenziale und erweitern stetig unseren Funktionsumfang.
- Support & Service: Unser Team steht Ihnen dauerhaft zur Verfügung – für technische oder prozessuale Fragen, sowie Wünsche zu neuen Schnittstellen oder Auswertungen.
- Wachstum & Skalierung: Unsere Lösung wächst mit Ihnen und bleibt dabei stets skalierbar und intuitiv nutzbar. Auch technisch sorgen wir dafür, dass das System stets auf dem neuesten Stand ist.
Bereit für den nächsten Schritt?
Lassen Sie uns gemeinsam Ihre Systemeinführung planen – strukturiert, effizient und mit Blick auf das Wesentliche.
Projektanfrage starten-
ProzessberatungOrientierung für Ihre Systementscheidung.
-
Proof of ConceptSicherheit für Ihre Systemprüfung.
-
KundenbetreuungUnterstützung während Ihres Hochschulalltags.
-
UsergroupVernetzung für gemeinsames Lernen.
Häufige Fragen zum Thema Systemeinführung
Datensicherheit hat für uns oberste Priorität. academyFIVE wird in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland betrieben und erfüllt alle Anforderungen der DSGVO. Backups erfolgen täglich, und der Zugriff auf Systeme sowie Daten ist strikt reglementiert.
Erfahrungsgemäß sollten Sie für die interne Projektleitung etwa 20 Stunden pro Woche einplanen, abhängig von Projektumfang, Teamgröße und Entscheidungsgeschwindigkeit. Diese Zeit umfasst Abstimmungen, Teilnahme an Workshops, Freigaben und die interne Kommunikation im Projektteam.
Für die Einführung von academyFIVE als Software-as-a-Service in der Cloud benötigen Sie keine eigene Serverinfrastruktur. Das System wird von uns bereitgestellt und technisch betreut. Wichtig ist, dass Ihre IT-Abteilung Schnittstellen und Zugänge koordiniert und als Ansprechpartner im Projektteam eingebunden ist.
Der Austausch ist regelmäßig, aber planbar: ein Jour fixe pro Woche für den Projektstatus, ein bis zwei Workshops pro Monat zur Prozessharmonisierung oder Konfiguration sowie Q&A-Termine nach Bedarf. Ergänzend findet etwa ein Lenkungsausschuss pro Halbjahr statt, um übergeordnete Themen und Entscheidungen abzustimmen.
Das Projekt endet nicht mit dem Go-Live, sondern nach einer stabilen Betriebsphase. Erst wenn alle vereinbarten Prozesse reibungslos laufen und das System im Alltag zuverlässig funktioniert, schließen wir die Einführung offiziell ab – auf Wunsch mit einer gemeinsamen Review-Sitzung.